Les secrets d’une bonne gestion du temps en TPE

Et pourtant, il devient difficile de s’investir sans interruption dans l’environnement numérique dans lequel travaille la majorité des TPE : entre les notifications sur téléphone, la réception d’emails et réponses aux parties prenantes internes/externes de votre société, l’interaction régulière avec votre audience sur les réseaux sociaux... le désordre et la distraction ont vite fait de s’installer pour chambouler votre concentration ! 

C’est en prenant ces problématiques en compte que nous vous apportons aujourd’hui quelques conseils bien utiles pour apprendre à mieux gérer votre temps de travail. Grâce à ces astuces, vous allez réorganiser votre emploi du temps et reprendre le contrôle sur vos projets en cours !

Bonne lecture ! 

Que m’apporte une bonne gestion du temps en TPE ? 

Retenez tout d’abord que l’enjeu principal auquel répond une bonne gestion est l’organisation. En vous réorganisant, voici tous les bienfaits dont vous pouvez bénéficier :

« Je me sens moins débordée et plus disponible » : avec une bonne réorganisation de votre planning, vous apprenez à réduire le nombre de tâches secondaires auxquelles vous accordez autant d’attention qu’aux tâches principales en gérant mal votre temps. Cela vous permet également de gagner en vitesse d’exécution dans votre travail. Vous ne gagnez probablement pas plus de temps mais vous apprenez à vous rendre plus disponible en hiérarchisant l’importance de vos tâches et en gagnant en productivité sans que votre investissement vous mette dans un état de fatigue considérable.

« J’apprends à séparer vie privée et vie professionnelle » : en gérant mieux votre temps, vous apprenez à identifier l’importance relative entre différentes tâches. A défaut de ralentir votre productivité, cette méthode sert à temporiser l’attention accordée à vos missions de façon à ne pas vous fatiguer inutilement, et ainsi à marquer une séparation entre votre temps de travail et votre temps de repos. Ce que vous devez réaliser dans l’immédiat n’a pas la même importance que ce que vous pouvez remettre à plus tard : il est donc primordial de déterminer l’importance de vos missions avec du recul pour que votre vie professionnelle n’empiète pas sur votre vie privée et le temps de repos que vous vous accordez après le travail.

« Je me sens moins stressé(e) » : en étant désorganisé, vous avez sûrement déjà eu la sensation de manquer de temps, de ne pas être suffisamment productif, efficace ... la faute à une distraction constante par les différentes responsabilités et missions que vous avez à charge. Cela ne vous apporte que du stress, qui peut vous mener au burnout sur le long terme. Apprendre à gérer votre temps vous apporte une meilleure santé mentale et vous défait d’une angoisse inutile.

« Je me sens davantage productif » : une bonne gestion du temps peut vous aider à ne pas céder à la procrastination et donc à améliorer votre productivité. Par ailleurs, réorganiser votre planning vous permet aussi de cerner désormais les bénéfices que vous apporte une bonne gestion du temps. 

Quelles méthodes pour améliorer ma gestion du temps ?

Voici les différentes méthodes applicables à votre TPE et à vous-même pour parvenir à vous réorganiser.

J’adopte le Timeboxing

Le Timeboxing, aussi appelé gestion par blocs de temps est une stratégie consacrée à vos objectifs atteignables qui consiste à définir des blocs de temps dans votre planning pour y effectuer vos tâches en cours. Elle trouve toute son efficacité lorsque vous souhaitez organiser votre liste de tâches de manière anticipée, sans avoir une idée précise du temps que prendra chacune.

Grâce au timeboxing, vous séparer les tâches qui nécessitent un investissement important en de plus petits éléments, ce qui vous permet de traiter ces derniers dans un délai raisonnable. À chaque tâche correspond un bloc de temps, qui ne doit pas faire plus de trois heures. Si par exemple, vous devez rédiger un article de blog ou préparer une présentation de réunion : vous pouvez utiliser la méthode de timeboxing pour établir un premier bloc de temps lors duquel vous vous chargez de faire le plan. Un second bloc de temps peut vous servir à la rédaction de l’introduction, un troisième à la rédaction des parties principales et un quatrième bloc de temps à l’ouverture, la conclusion. N’oubliez pas qu’un bon timeboxing doit être ponctué de pause entre chaque bloc de manière à vous vider la tête, reposer votre esprit de façon que vous soyez davantage inspiré lorsque vous reprenez votre tâche en cours. Scinder votre travail en plusieurs parties vous permet d’avancer de manière progressive sans que cela nuise à votre productivité : au contraire, vous aurez mis à l’œuvre toutes vos capacités de façon seine et efficace.

J’applique la technique Pomodoro

En suivant la même dynamique que celle proposée par le Timeboxing, la technique de Pomodoro vous permet de mener à bien vos missions à court terme et à effectuer des pauses reposantes entre deux sessions de travail. Cette technique vous encourage particulièrement à marquer votre temps de travail de pauses de manières à reprendre vos tâches avec plus d’inspiration, de motivation et d’efficacité. D’après plusieurs études, la créativité serait plus facilement provoquée grâce à cette méthode et montrerait des bénéfices concrets pour votre cerveau.

Pour adopter cette méthode, vous devez vous munir d’un minuteur, d’une liste de tâche bien triée selon les priorités de chacune et mettre en veille vos notifications sur les appareils numériques utilisés (smartphone, tablette, ordinateur, etc ...). Vous commencez par régler votre minuteur à 25 minutes, durant lesquelles vous vous consacrerez uniquement à une tâche prioritaire sans jamais consulter votre téléphone ou autre appareil pour envoyer des messages ou consulter l’actualité de vos réseaux. Une fois les 25 minutes passées, vous pouvez faire une pause de 5 minutes. Nous vous conseillons d’ailleurs de les consacrer à une activité physique afin de vous déconnecter temporairement du travail en cours. Vous reprendrez ensuite votre tâche. Répétez cette méthode sur plusieurs sessions : une pause de 20 minutes est conseillée après trois ou quatre sessions afin que votre cerveau se repose. 

La délégation une des clés de la gestion du temps 

J’apprends à déléguer à mes collaborateurs

Si la bonne gestion du temps nécessite une hiérarchisation des tâches, vous pouvez également identifier puis séparer les missions essentielles des missions secondaires. Si vous vous sentez capable de tout accomplir, il faut aussi pouvoir prendre du recul et vous rendre compte du temps que vous pouvez gagner à ne pas faire certaines choses. 

Il ne s’agit pas de « ne pas faire » en fait, mais plutôt de partager certaines tâches à votre équipe. Refuser d’effectuer certaines tâches secondaires est parfois bénéfique à votre organisation personnelle et, à long terme, à l’évolution de votre TPE par votre investissement dans des tâches plus importantes. Si effectuer ces tâches secondaires est nécessaire mais pas prioritaire, vous pouvez les déléguer. 

Veillez tout de même à bien expliquer pourquoi il est nécessaire d’effectuer cette mission : si elle est secondaire dans votre liste de tâches, elle garde toute son importance et permet même à votre salarié de se sentir valorisé par la responsabilité que vous lui confiez. Choisissez également la personne la plus habile, la plus apte à effectuer cette tâche dans les meilleurs délais. Ainsi, vous n’aurez pas à reprendre ce travail et cette répartition de tâche délégative permettra à votre TPE d’évoluer dans le bon sens.

Vous savez désormais comment et pourquoi organiser votre temps de façon réfléchie et efficace. Prenez soin de votre santé mentale, donnez-vous du temps et n’oubliez pas de rester serein dans l’aboutissement de vos projets en faisant notamment confiance aux employés qui vous entourent. Ainsi, votre TPE s’en portera mieux et votre investissement personnel portera ses fruits avec moins de stress et fatigue inutile !

"L’équilibre n’est pas une meilleure gestion du temps, mais une meilleure gestion des limites.", de Betsy Jacobson